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2014-10-15 兰台档案馆信息管理软件

    根据政府资源整合的思想,我们提炼多年档案业务系统的建设经验,开发了自主产品“兰台档案馆信息资源管理系统”。

1.1 系统架构

档案信息资源管理系统是一个集中式的管理系统,本次系统采用ORACLE 10G做为后台数据库。为了提高系统的可靠性和安全性我们在本次系统的实施中采用了高可用性的SQL Server负载均衡集群技术,保证档案系统工作的连续性和稳定性。整个系统设计将存储层、应用逻辑层(数据逻辑层、业务层)、表现层分离,不仅在功能上容易扩充,在系统实施时也可以根据用户的实际情况进行灵活布署,系统的技术架构如下图所示:





l 存储层:基于标准IO和存储访问协议,保证系统的兼容性和可扩展性;

l 应用服务层:

n  数系统存储:将对数据库和存储介质的访问进行统一封装,以便于系统的扩充

n  系统服务:提供保存系统稳定运行和快速开发的各种支持性服务

n  系统组件:提供快速开发各种业务操作的基本组件

n  数据对象:将对数据的访问封装成对象操作,完全屏蔽后台数据的存储结构

n 业务模块:实现各种业务操作,可利用系统提供的服务的组件进行快速开发

n  系统框架:对系统访问、安全、用户界面进行统一的控制

l 表示层:支持Brown/Server/RDBMS体系结构,最大限度的委用户提供可靠、快速、功能强大的系统。。

在系统结构方面,档案信息资源管理系统采用插件的方式进行业务组件的开发是以平台为基础,增加或减少功能模块时只需要进行适当的配置就可以了,不需要对系统程序进行任何调整。在需要为系统增加新的业务功能时,只需要对新增功能进行测试,该模块的运行不会影响到系统其它模块,这样可以使开发周期大大缩短,还可以在最大程度上保证系统的健壮。

在功能方面,通过灵活可定制的档案对象模型,实现对文书档案、科技档案、声像档案、专业档案等不同档案的全面管理,实现对档案从生成、收集、利用,到归档、鉴定、销毁整个生命周期的管理。

在软件实现方面,档案信息资源管理系统内置消息平台(POPMAIL等方式)、存储服务、全文检索引擎等功能组件,这些都为系统的高效运行提供了必要的保证。

1.2 系统功能模块设计

档案信息资源管理系统是整个方案的数据中心、仓库,所有经过数字化加工系统,多媒体、声、像转换系统转换和加工得到的数据都可以在应用系统中显示和检索。

系统将以技术过硬、功能完善、产品稳定、界面美观、使用方便、操作易用、设置灵活 为目标。

以“以需求为导向,以应用促发展;统一规划,协同建设;资源共享,安全保密”为原则,系统应有下面几点需求:

? 区域性档案信息中心,实现广义和狭义上的数字化档案馆

? 集电子文件、文本、图像、图形、音频、视频资源管理、目录中心于一体

? 对档案的检索控制的亚秒级响应

? 保障档案的安全性和完整性、原始性

? 解决软件的通用性

? 档案数字化的方便性、快捷性

? 技术上的先进性

? 提供海量数据存储

? 对电子文件、文本、图像、图形、音频、视频进行文件压缩、加密传输效率高

? 基于TCP/IP协议,灵活、安全、快速,符合Internet/Intranet发展潮流

? 对其它系统的兼容性和扩充性

档案信息资源平台采用EJB构件技术进行开发,并开发常见应用模块。

基于以上目标和需求,详细的系统实施方案分为几个方面进行描述:

档案采集

档案管理

档案利用

电子阅览室

条形码管理功能

系统管理

1.3 系统设计思想

系统建设的思想是:标准为灵魂,数据为基础,应用是根本,整和成平台。即以档案业务软件数据标准化和技术规范化贯穿整个工程,以档案数据中心为基础,以需求为向导,切实将应用作为档案信息化的根本和未来,一切面向应用,实现物理资源与信息资源整合,为档案信息化搭好平台。

1.4 灵活而严谨的体系结构 

1.4.1 系统体系结构

1.4.2 先进的设计理念——“自由定义”策略

在总结多年的软件开发经验,提出了一套独具特色的软件开发策略——“自由定义”策略,即在充分了解各类符合国家档案管理要求的档案标准化管理体系,包括相关管理制度、标准及档案管理模式的基础之上,采用行为分析法总结出所有档案管理行为的共性和个性,并抓住档案管理行为中的所有的变化点,设计出相应的方案。从而为用户提供一个自由设计档案管理模式的平台,做到无须对软件作任何修改,而软件却能自动适应用户需求的变化。从根本上解决软件的通用性的问题,为项目实施还是产品销售提供一个良好的平台。

例如:在档案管理中,变化的因素主要体现为组织方式的多样性、档案属性的多样性、检索方式的多样性、报表格式的多样性、统计方式的多样性,人员权限的多样性等等。通过采用“自由定义”策略,系统成功地为用户构建了一个定制符合自身需要的档案管理模式的平台,一切自由交给用户自己,用户无须掌握复杂的技术,只需在系统中做一些配置,即可轻松使用系统实现档案的电子化管理。

正是由于“自由定义”策略思想在开发过程中的成功应用才促使了档案信息及办公自动化软件产品化的形成,使得档案信息资源管理系统能够解决不同政府部门、以不同部门的各类档案管理的需求。

1.4.3 XML的运用

扩展标记语言(XML)是World-Wide Web Consortium(W3C)的标准,也是商业信息交换领域正在形成的标准。它不是描述什么样的文本,而是给出页上文本的意义。XML有助于在一个文件中配置信息,使之智能化(smart

XML是从SGML所衍生出来的简化格式,它取名叫做可以延伸的标示语言(ExtensibleMarkupLanguage)的原因主要是有别于HTML那种单一固定的语法,要让制作页面时,有一个更具弹性、更容易添加新功能,而又不失统一标准的语言格式。相对于HTML只是SGML衍生出来的一种文件格式,XML则免除了SGML的繁复但仍保持其威力,这使SGML的优秀品质能方便而直接地被用在Web开发上。

严格说起来,XML本身不是一个单一的标示语言,它是一种元语言(meta-language),可以被用来定义任何一种新的标示语言。像HTML之类的传统标示语言,是用来定义某一类文件的格式,以便于展示或列印;而XML则是可以用来创造类别文件的格式定义,也就是在XML之中可以创造出很多不同的标示语言,用来定义不同的文件类别。 
  XML继承了SGML具有的可扩展性、结构性及可校验性,与HTML语言相比,区别主要在三方面: 
  (1)可扩展性方面:HTML不允许用户自行定义他们自己的标识或属性,而在XML中,用户能够根据需要,自行定义新的标识及属性名,以便更好地从语义上修饰数据。(2)结构性方面:HTML不支持深层的结构描述,XML的文件结构嵌套可以复杂到任意程度,能表示面向对象的等级层次。(3)可校验性方面:HTML没有提供规范文件以支持应用软件对HTML文件进行结构校验;而XML文件可以包括一个语法描述,使应用程序可以对此文件进行结构确认。 
  需要指出的重要一点是,HTMLXML二者相互之间并不是竞争关系,而是互相补充的关系。各种浏览器都将能够处理这两种语言,而且将来的HTML标准可能允许在同一文档中混合使用HTMLXML

系统将这一XMLXLS标准结合应用于软件开发之中,作为数据打包、传输的标准。

1.5 系统开发参考档案标准

? DA/T 13-1994《档号编制规则》

? DA/T 14-1994《全宗指南编制规范》

? DA/T 12-1994《全宗卷规范》

? DA/T 14-1994《全宗指南编制规范》

? DA/T 18-1999《档案著录规则》

? DA/T 19-1999《档案主题标引规则》

? DA/T 22-2000《归档文件整理规则》

1.6 档案采集

负责各类档案的电子化及电子化输入工作,如:纸张、磁带、缩微、录像带、现有的电子文档……

1.6.1 目录建库

实现各种档案目录(全宗目录、类别目录、案卷目录、文件目录等)的著录操作,包括著录模板定义、数据校对、审核功能,重点考虑易用性。

1.6.2 数据接收

1.6.2.1 目录数据导入导出

1、提供统一标准的数据库接口,支持DBMS(XML、ACCESS、EXCEL、FOXPRO、SQL SERVER、ORACLE、SYBASE……)的数据导入;

档案数据导入界面

系统在导入数据的过程中提供导入时字段匹配功能,在导入数据时用户可以设置源数据和目的数据之间的字段对应关系,可以选定部分字段进行导入操作。在数据导入的过程中系统提供良好的人机互动方式,在数据导入过程中如果存在错误,系统可以提醒用户是放弃操作还是忽略错误继续操作。如果用户忽略错误系统将记录错误信息。用户在数据导入完成以后可以查看系统的错误记录信息知道在数据导入的过程中什么地方出现了问题。

1.6.2.2 档案数字化数据接收

系统提供对于档案数字化数据的接收功能,方便用户把数字化完成的档案导入到系统中来。对于档案数字化产生的数据我们在档案信息资源管理系统中提供接收的功能,通过档案数字化软件完成批量的数据挂接功能。对于批量的档案数据全文挂接的方案可以参见相关章节的扫描数据挂接方案。

1.6.2.3 电子公文接收

档案信息资源管理系统本身在设计的初期就预留与OA系统的接口,做好数据交换的准备,保证系统的灵活性和可扩展性,可以将OA系统中的数据直接归档到档案信息管理系统中来,作为档案数据收集的一个组成部分。

由于档案信息资源管理系统采用的自由定义的设计架构,系统结构非常灵活、修改非常方便,不但可以接收OA系统流转归档过来的电子公文,其他业务统流转过来的数据档案信息资源管理系统也可以接收。

如下是档案信息资源管理系统接收其他系统数据的一种通用方法示意图:

 

1.6.3 档案移交接收

档案信息资源管理系统提供了档案在线移交和离线接收的功能,已经接入到本系统中的用户可以实现在线的档案移交,可以一起移交档案目录数据和档案全文数据,移交完成以后系统可以打印本次档案移交的清册。档案离线移交主要是针对不接入本系统的用户,用户可以通过软盘、U盘等移动载体,通过手动上传的方式,实现档案数据的移交,移交完成以后仍然可以打印移交清册。

                           档案整理操作主界面

1.7.2 专题汇编

系统提供内置的一些常用的专题组织的表格,用户可以使用系统提供的格式,也可以自定义格式,系统提供强大、方便的数据查询功能,查询得到的数据可以非常方便的插入到文档中。

1.7.3 档案鉴定

对于实体档案提供密级鉴定,保管期限鉴定,开放范围的鉴定,价值鉴定,销毁鉴定等功能,对于电子文件提供三性检查等功能,系统支持单个条目鉴定,批量条目鉴定,对超期档案计算机能自动提取鉴定,支持鉴定方案的定制和记录功能。

密级鉴定

密级鉴定是在查处泄密、窃密案件和违法违纪问题时,由办案机关提起,由保密工作部门对涉及或涉嫌涉及国家秘密事项作出的鉴别和认定。系统可以根据用户定义及时限等实现设定的要求,列出需要密级鉴定的数据,待划控数据通过鉴定和审批后,更改档案的密级。对于本次通过鉴定密级变更的数据可以打印报表。

保管期限鉴定

系统可以根据用户定义及时限实现鉴定变更保管期限的要求,列出需要保管期限鉴定的数据,待划控数据通过鉴定和审批后,更改档案的保管期限。对于本次通过鉴定保管期限变更开放的数据可以打印报表。

价值鉴定

系统可以根据用户定义等实现设定的要求,列出需要鉴定的数据,待鉴定数据通过鉴定和审批后,对于本次通过鉴定有价值的数据可以打印报表。

销毁鉴定

系统可以根据时限等实现设定的要求,列出需要鉴定的数据,待鉴定数据通过鉴定和审批后,数据被逻辑删除,即数据被转移到一个销毁库中。并不是真正的从数据库中彻底删除。

档案销毁界面

 

电子文件三性检查

电子文件三性检查是指真实性、完整性、有效性一般由文件形成部门负责检查。根据国家档案馆对于“三性保证的要求”,系统需具有保证档案真实性、完整性、有效性的功能。

鉴定方式

提供根据鉴定条件单选,多选,及全选单个及批量的鉴定或检查。

1.7.4 统计分析

提供馆藏档案统计,接收情况统计,借阅利用情况统计,鉴定情况统计等统计方式,统计结果可以打印并导出EXCEL,支持图形化的统计分析,要求能够自定义统计指标,比如馆藏统计,包括馆藏总量统计,馆藏分类统计,全宗名册统计等等。

1.7.5 检查输出

数据规范性校验(是否有全文、全文页数、必录项等等)、重复性对比、批量修改、按照条件导出等操作。

系统提供数据规范性检查的功能,系统可以自动去检查目录数据的必录项数据(如档号、保管期限等)是否录入完整,使用目录中页数字段数据和实际全文数量对比,不匹配的就列出来。

系统提供事前重复检测和事后重复检测的功能,如果开启事先重复检测后用户不能录入重复数据页不能导入重复数据。如果开启事后重复检测,系统事先不检查数据的重复性,用户选择重复检测后系统才会列出重复的数据,用户可以选择全部参数重复数据,可以修改重复的数据。对于数据的重复检测系统页提供了两种方式,一种是字段重复检查方式,一种是目录数据重复检查方式。使用字段重复检查方式只检查指定的字段(如档号),如果指定的字段有重复系统就认为是数据重复。目录数据重复检查只有两条条目数据完全一致时系统才认为是重复数据。

系统提供的批量数据修改需要满足事先定义的策略,否则系统不会进行批量数据更新,如我们在进行档号批量更新时如果把文书档案的档号编到会计档案中系统就提示用户该档号类型不满足要求。

用户在进行数据导出时系统可以检查数据磁盘的可使用空间是否满足要求,在数据导出时如果存在错误系统会记录错误信息并反馈给用户。

1.7.6 报表打印

本系统的报表输出是自定义模板的输出,即事先定义好模板,用户将要打印的信息套用模板格式来输出。

1.7.6.1 新建模板

利用新建模板功能可通过很少的操作生成一个缺省的报表模板,并可直接利用生成的模板进行打印。

1.7.6.2 设计模板

用户可以使用EXCEL工具来设计符合自己单位文档管理要求的表格,如案卷封面、卷内目录、案卷目录、移交目录、全引目录、销毁目录、催还单、脊背等等。

可以直接在Excel中设置报表的字体、颜色、行高、列头等。

1.1.1.1 上载模板

如果有已经设计好的模板,则可以利用上载模板的功能将模板上载到服务器,上载之后就可以使用其进行报表打印了。

 

1.1.1.1 报表打印

用户可以选择打印整个库下的案卷、目录等,也可以选择打印某些案卷和目录,选择打印模板后可以预览文档,也可以先生成EXCEL表格文件手工调整后保存再输出,也可直接打印。

系统中还提供批量打印功能。按照用户定义的打印格式,一次输出某个文档库或某分类下的所有文档的封面、案卷目录、文件目录、原件目录和原件等多种大批量打印作业。

1.1.1 档案到期档案提示功能  

   可以对档案的保管期限到期时自动给出提示,这给档案的管理方便性带来很大的方便性。如:可以设置某种类型档案需要作为秘密级档案保管5年,5年后档案到期时会自动给出警告,提示,并列出这些到期档案,然后可以将这些档案转为公开级别,对公众开放和查询或进行销毁生成清单。

1.1.2 检测条目重复功能  

可以对录入的条目进行检测是否已经存在。如果存在则给出数据已经存在的提示,不允许用户录入数据。对于系统中已经存在的重复数据,系统提供批量重复数据的检测功能,系统在发现重复数据后可以列出所有重复的数据,用户可以选择是否要自动清理重复的数据。

在目录数据的检测中系统设定检测的严格程度,默认情况下使整个目录数据的所有字段完全相同系统认定是重复数据,另外用户还可以只单独检查某一个字段,如档号字段当如档号有重复系统就提醒用户有数据重复,其他字段系统不检测。

1.1.3 收藏夹管理功能  

类似于IE浏览器,每个户都可以定义并管理自己的收藏夹,保存平时经常使用的一些分类的链接、查询、排序的操作,并可以让用户选择是否浏览历史记录或刷新得到最新的数据,减少数据流量并方便操作。

1.1.4 档号自动生成功能

系统根据用户选择相应的分类进行条目录入操作时系统可以自动为用户建立该条目的档号,省去编目人员录入档号的工作。

在档号自动生成功能中用户可以先预览生成档号的情况,然后在完成最终的生成工作。这样可以避免不必要的误操作。系统提供档号自动生成的正确性校验功能,如在文书档案中使用会计档案的档号编写格式系统就可以提醒用户档号编写有误,不允许用户使用档号自动生成功能。

1.1.5 档案密级管理功能

按照需要可以分为普通、内部使用、保密、机密、绝密几个保密等级。对各类档案分别定密、解密。

对于档案密级的划分档案信息资源管理系统也支持自定义的功能,用户可以自定义密级的等级,系统并不规定死密级的等级。

1.1.6 必录项功能

在进行数据录入或从OA系统向档案系统归档数据时,用户可以根据需要规定某个或某几个字段中的数据不可以为空,一旦这几个字段数据为空则系统就会跳出提示框,只有录入相应的数据后才可以通过。保证了数据录入的完整性。

如在录入数据时可以设置档号必须要录入,档号为空则不能录入。这样有利于数据录入的完整性。

1.1.7 批量修改功能

可以一次大批量的对某一分类中的条目数据进行更改。如文书档案中2000年教育局归档过来的数据的保管期限全部是长期,对于这部分的数据的保管期限中的数据就不需要录入,只需要使用批量更新的功能,把这部分的数据全部更新成长期就可以了。

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